Você se comunica com colegas de trabalho, clientes e muitas outras pessoas durante o dia de maneiras que não envolvem bate-papos cara a cara. De e-mails a faxes, reuniões Zoom e muito mais, a comunicação digital revolucionou a maneira como você se conecta com outras pessoas.
Para garantir que sua comunicação digital cause uma impressão positiva, é importante ter em mente algumas regras básicas de etiqueta. Por exemplo, considere as seguintes dicas:
Etiqueta de e-mail 101
Como Zoho notas, é importante usar saudações profissionais, especialmente quando você está entrando em contato com clientes novos ou potenciais, ou com um gerente ou proprietário da empresa.
Em vez de iniciar um e-mail comercial com “Ei!” ou “Olá a todos!” é importante usar saudações mais formais, como “Caro Edward” ou “A quem possa interessar”. É verdade que se você estiver enviando um e-mail para um colega de trabalho que conhece há algum tempo e está amigos, não há problema em usar uma saudação mais casual, mas na maioria dos casos, formal é a melhor escolha.
Além disso, considere adicionar um slogan de e-mail isso inclui seu nome completo, cargo, número de telefone e endereço de e-mail. Isso ajudará a fazer com que os e-mails de trabalho que você envia pareçam mais profissional. Apenas tome cuidado para não exagerar em slogans ou citações em seu nome; as informações básicas serão suficientes.
Sempre inclua uma folha de rosto de fax
Ao alertar alguém de que está enviando um fax, você pode presumir, compreensivelmente, que o seu é o único fax que será enviado.
No entanto, se você estiver enviando um fax para uma empresa movimentada, é provável que sua mensagem se perca em uma pilha de faxes. Para evitar que seu fax acabe na mesa errada, inclua sempre uma folha de rosto do fax, como uma das gratuitas folhas de rosto de fax do MyFax. Esses modelos incluem informações importantes como seu nome, para quem você está enviando o fax e espaço para anotações sobre o conteúdo do fax.
Desta forma, o responsável pela recepção dos faxes no destinatário poderá ver facilmente a quem se destina o fax e não terá que perder um tempo valioso lendo-o.
Regras de reunião remota
Pode ser extremamente conveniente participar de uma reunião na sua sala via Zoom ou outro programa de reunião virtual. Mas estar no conforto da sua casa não dá carta branca às pessoas para serem super casuais sobre como se comportam.
Como Hubspot anotações, chegue a tempo para a reunião e, se você for o responsável pela chamada do Zoom, encerre a reunião no horário pré-anunciado. Resista à tentação de verificar seu e-mail e mensagens de texto durante a ligação; mesmo que você não esteja conversando no momento, é melhor parecer atento o tempo todo.
Se você precisar fazer anotações durante a chamada do Zoom, tente usar caneta e papel em vez de clicar no teclado. Outra opção, se preferir, é silenciar o microfone para que outras pessoas não ouçam o toque das suas teclas. Se você tiver alguma dúvida durante a ligação, tente usar o emoji de “mão levantada” para indicar que você tem algo a dizer, em vez de interromper.
A etiqueta torna a comunicação digital mais eficaz
A comunicação digital certamente tornou muito mais fácil manter contato com outras pessoas no trabalho. Manter algumas regras básicas de etiqueta em mente pode ser tão eficaz quanto a comunicação cara a cara e, ao mesmo tempo, pode ajudar a causar uma impressão positiva nos outros.
Crédito da imagem em destaque: Windows/Unsplash
