Ainda não tem certeza sobre a implementação do Dynamics 365 Business Central? Vamos esclarecer isso!

A implementação do Dynamics 365 Business Central é a escolha certa para sua empresa?

Você está planejando implementar o Dynamics 365 Business Central, mas ainda não tem certeza se é o ERP certo para o seu negócio?

É natural sentir-se inseguro ao tomar uma decisão sobre um sistema ERP – afinal, este é um investimento de longo prazo que moldará suas operações comerciais nos próximos anos.

Então, se você ainda está se perguntando se Implementação do Dynamics 365 Business Central é a escolha certa para sua organização, nós ajudamos você.

Com a sua crescente popularidade (entre pequenas e médias empresas) e benefícios comprovados em todos os setores, descrevemos os principais motivos pelos quais a implementação do Dynamics 365 Business Central pode ser a virada de jogo que sua empresa precisa (junto com as principais etapas de implementação).

Por que o Dynamics 365 Business Central é a solução ERP ideal para empresas modernas

O Dynamics 365 Business Central continua registrando taxas de adoção notáveis, com mais de 15.000 organizações escolhendo a plataforma e um crescimento de usuários de 200% ano a ano. Isto se traduz em quase 1.000 novos clientes por mês, demonstrando a crescente relevância da solução em todos os setores.

Mas o que torna o Business Central um sistema ERP tão procurado?

Vamos explorar os principais insights, apoiados por análises populares de plataformas como o Gartner, para entender por que as empresas estão gravitando em direção a essa solução.

Facilidade de uso e integração

• Os usuários valorizam o interface intuitivao que simplifica a navegação e reduz a necessidade de treinamento extensivo, permitindo rápida adoção.

• Além disso, a sua capacidade de integração perfeita com Ferramentas da Microsoft (Office 365, equipes, Power BI) e aplicativos de terceiros torna a colaboração e o acesso aos dados muito mais fáceis.

Personalização e escalabilidade

• As empresas apreciam a flexibilidade para personalizar painéis, fluxos de trabalho e relatórios para atender necessidades específicas.

• O sistema é dimensionado de forma eficiente, acomodando operações crescentes sem interrupções, tornando-o adequado para organizações pequenas e grandes.

Eficiência e insights

• A automação nas vendas e no estoque ajuda a reduzir tarefas repetitivas e melhora o foco no trabalho estratégico.

• As ferramentas de análise e relatórios da plataforma fornecem insights claros e práticos para apoiar uma melhor tomada de decisões.

Economia com suporte confiável

• Os usuários frequentemente observam que o Business Central oferece uma alternativa econômica aos sistemas ERP mais caros. Muitas organizações relataram custos operacionais e de TI reduzidos devido ao seu modelo baseado em nuvem, que minimiza a necessidade de extensa infraestrutura e manutenção no local. As empresas também estão valorizando o preço previsível da assinatura, começando em cerca de US$ 70 por usuário por mês
• Além disso, vários estudos de caso mostram melhorias drásticas na produtividade e nas reduções de custos. Por exemplo, uma organização sem fins lucrativos relatou um aumento de três vezes na produtividade e uma redução de 68% nos custos de insumos após a implementação do Business Central

Recursos do Dynamics 365 Business Central

O Microsoft Dynamics 365 Business Central é uma solução abrangente de planejamento de recursos empresariais projetada para oferecer suporte a pequenas e médias empresas, integrando diversas funções de negócios em uma plataforma unificada.

Seus recursos modulares garantem que as organizações possam gerenciar com eficácia suas finanças, relacionamento com clientes, cadeias de suprimentos, recursos humanos, operações de armazém, gerenciamento de serviços e processos de fabricação.

Abaixo, nos aprofundamos nos principais recursos do Business Central e como eles podem beneficiar as empresas.

Recursos de gerenciamento financeiro

O Business Central agiliza significativamente o gerenciamento financeiro com seu conjunto de ferramentas. Os principais recursos incluem:

• Informações financeiras em tempo real: Esse recurso permite que as empresas acessem seus dados financeiros instantaneamente, ou seja, consolida dados de diversos módulos financeiros, como contas a receber, contas a pagar e razão geral, em um painel único e fácil de navegar. Além disso, a integração com o Power BI fornece recursos avançados de relatórios, oferecendo insights visuais sobre métricas financeiras.
• Orçamento e Previsão: os usuários podem criar orçamentos detalhados do Razão Geral (G/L) para períodos específicos, como anos fiscais, e adaptá-los à estrutura financeira exclusiva de sua organização. A plataforma suporta múltiplas versões de orçamento, facilitando a análise de cenários e revisões conforme necessário. Além disso, o Business Central permite a exportação e importação de dados orçamentários via Excel, agilizando a manipulação dos dados e garantindo a precisão.
• Folha de pagamento automatizada e gerenciamento de despesas: Através da integração perfeita com aplicativos de folha de pagamento, a plataforma garante um gerenciamento preciso e oportuno da folha de pagamento. Para gerenciamento de despesas, o Business Central permite que os funcionários enviem despesas por meio de aplicativos móveis, com recursos como digitalização automática de recibos e fluxos de trabalho de aprovação personalizáveis, agilizando o processo de reembolso.

Recursos de gerenciamento de relacionamento com o cliente

Os recursos de CRM do Business Central permitem que as organizações gerenciem as interações com os clientes e aprimorem a prestação de serviços de maneira eficaz. Os recursos incluem:

• Rastreamento abrangente de clientes: O Dynamics 365 Business Central aprimora o gerenciamento do relacionamento com o cliente, fornecendo uma plataforma centralizada que consolida os dados do cliente, rastreia interações e simplifica os processos de vendas. Essa integração permite que as empresas monitorem o relacionamento com os clientes em tempo real, permitindo respostas rápidas a dúvidas e problemas.
• Gerenciamento de ordens de serviço: O sistema simplifica o gerenciamento de tarefas de atendimento e devoluções de clientes, agilizando o processo desde a venda até o atendimento. Os usuários podem gerar ordens de serviço detalhadas que especificam todos os aspectos do processo de produção, desde matérias-primas até requisitos de mão de obra, garantindo clareza e organização.

O sistema oferece visibilidade em tempo real do status das ordens de serviço, permitindo que as empresas monitorem o progresso, identifiquem gargalos e tomem decisões informadas para manter a produção no caminho certo. Além disso, a integração perfeita com o gerenciamento de estoque garante o rastreamento preciso da disponibilidade de matéria-prima e atualizações automáticas dos níveis de estoque à medida que a produção avança.

• Integração com Dynamics 365 Sales: Para empresas que necessitam de funcionalidades avançadas de CRM, o Business Central pode integrar-se perfeitamente com o módulo Dynamics 365 Sales, melhorando o acompanhamento de vendas e o envolvimento do cliente.

Recursos de gerenciamento da cadeia de suprimentos

O Business Central oferece recursos profundos para otimizar as operações da cadeia de suprimentos por meio de:

Gerenciamento de estoque: O Business Central fornece visibilidade em tempo real dos níveis de estoque em vários locais, permitindo que as empresas monitorem o status do estoque, as taxas de rotatividade e a disponibilidade do produto. Painéis personalizáveis ​​exibem as principais métricas, permitindo uma avaliação rápida e uma tomada de decisão informada. Além disso, alertas automatizados podem ser configurados para notificar as partes interessadas quando o estoque cair abaixo dos limites predefinidos, garantindo a reposição oportuna e reduzindo o risco de ruptura de estoque.

• Otimização Logística: A plataforma centraliza as operações logísticas, facilitando a gestão eficiente de remessas, transferências e atividades de armazenamento. Os usuários podem criar e supervisionar documentos de remessa, rastrear entregas e gerenciar tarefas de armazém a partir de uma interface unificada. Ferramentas integradas de análise e relatórios fornecem insights sobre o desempenho logístico, ajudando a identificar gargalos e implementar melhorias para uma cadeia de suprimentos mais ágil.

• Reordenamento automatizado e previsão de demanda: o Business Central automatiza processos de reordenamento gerando pedidos de compra quando o estoque atinge limites especificados. E a previsão avançada de demanda utiliza dados históricos de vendas e tendências de mercado para prever necessidades futuras de estoque, permitindo decisões proativas de compras. A integração com dados de vendas e compras permite ajustes em tempo real no estoque com base na demanda atual, aumentando a agilidade e a capacidade de resposta.

Recursos de gerenciamento de recursos humanos

Para melhorar a gestão da força de trabalho, o Business Central inclui funcionalidades essenciais de RH:

• Gerenciamento de banco de dados de funcionários: os usuários podem manter um repositório centralizado para registros abrangentes de funcionários, abrangendo detalhes pessoais, qualificações, cargos, histórico de empregos e métricas de desempenho. Este sistema centralizado garante que os profissionais de RH tenham acesso imediato a informações críticas, facilitando a tomada de decisões informadas.

A plataforma também simplifica a entrada e manutenção de dados, permitindo que a equipe de RH atualize as informações dos funcionários sem esforço. Fluxos de trabalho automatizados podem notificar o RH quando informações importantes precisam ser atualizadas, reduzindo erros e omissões.

Além disso, os controles de acesso baseados em funções protegem os dados confidenciais dos funcionários, garantindo que apenas o pessoal autorizado possa acessar informações confidenciais.

• Acompanhamento e relatórios de desempenho: A capacidade de monitorar o desempenho dos funcionários e gerar relatórios permite que as organizações identifiquem áreas de melhoria e apoiem o desenvolvimento da força de trabalho. Com painéis e ferramentas de relatórios visuais, os gerentes podem obter insights sobre o desempenho individual e da equipe, facilitando feedback e treinamento oportunos.
• Gestão de despesas: A plataforma agiliza o gerenciamento de despesas, permitindo que os funcionários enviem relatórios digitais de despesas, que se integram perfeitamente aos seus perfis. Essa automação reduz a burocracia e acelera o processo de reembolso, melhorando o cumprimento das políticas corporativas. Fluxos de trabalho de aprovação personalizados garantem que as despesas enviadas sejam revisadas e autorizadas de acordo com a hierarquia organizacional, com notificações automatizadas que facilitam a tomada de decisões rápida.

Recursos de gerenciamento de armazém

O Business Central aprimora as operações de armazém por meio de vários recursos principais:

O Business Central fornece rastreamento em tempo real dos níveis de estoque em vários locais, utilizando leitura de código de barras e tecnologia RFID para monitorar movimentos de estoque. À medida que os itens são recebidos, separados ou enviados, o sistema atualiza automaticamente os registros de estoque, garantindo informações precisas e atualizadas. Os usuários podem definir alertas automatizados para notificar a equipe quando os níveis de estoque caírem abaixo dos limites predefinidos, facilitando o reabastecimento oportuno e evitando rupturas de estoque. Ferramentas avançadas de relatórios oferecem insights sobre o giro de estoque e tendências de vendas, permitindo uma tomada de decisão informada.

• Cumprimento eficiente de pedidos: A plataforma agiliza o atendimento de pedidos, automatizando fluxos de trabalho desde a entrada do pedido até o envio. Ao receber um pedido de venda, o Business Central verifica a disponibilidade do estoque e gera listas de seleção para a equipe do armazém. A integração de dispositivos móveis permite que a equipe acesse listas de seleção e siga rotas otimizadas dentro do armazém, reduzindo o tempo de recuperação. O sistema também auxilia na embalagem e expedição, gerando a documentação necessária, agilizando o processo de atendimento. As devoluções são gerenciadas de forma eficiente, com o sistema atualizando os níveis de estoque e processando os pedidos de devolução prontamente.
• Suporte multilíngue: o Business Central oferece suporte a vários idiomas, permitindo que os usuários configurem a interface no idioma de sua preferência. Essa personalização melhora a usabilidade para diversas forças de trabalho que operam em diferentes regiões. Documentos gerados pelo sistema, como faturas e etiquetas de envio, podem ser traduzidos para o idioma configurado, garantindo clareza e reduzindo erros devido a barreiras linguísticas. Os materiais de treinamento e o suporte ao cliente também estão disponíveis em vários idiomas, fornecendo recursos alinhados às preferências de idioma dos funcionários e melhorando a experiência do usuário.

Recursos de gerenciamento de fabricação

O Microsoft Dynamics 365 Business Central oferece recursos para otimizar as operações de fabricação, incluindo:

• Planejamento e Programação da Produção: A plataforma fornece ferramentas integradas que permitem aos usuários criar ordens de produção detalhadas com base em previsões de demanda, níveis de estoque e disponibilidade de recursos. Os usuários podem gerar um cronograma mestre de produção (MPS) que alinha os recursos de produção com a demanda do cliente, garantindo a utilização eficiente dos recursos. Recursos avançados de agendamento, incluindo gráficos de Gantt interativos, auxiliam na alocação eficaz de recursos, visualizando cronogramas de produção e identificando possíveis gargalos. As funcionalidades de planejamento de capacidade avaliam a disponibilidade de máquinas e mão de obra em relação aos cronogramas de produção atuais, sugerindo os ajustes necessários para cumprir as metas de produção sem sobrecarregar os recursos.
• Visibilidade do Fluxo Operacional: A plataforma oferece acesso a dados em tempo real, exibindo métricas de produção atualizadas, como níveis de trabalho em andamento, taxas de produção e consumo de material. Painéis personalizáveis ​​fornecem insights imediatos sobre as operações atuais, permitindo que os gerentes monitorem o desempenho de forma eficaz. Os principais indicadores de desempenho (KPIs) podem ser adaptados para monitorar aspectos específicos de fabricação, incluindo tempos de ciclo e eficácia geral do equipamento (OEE), facilitando a avaliação de desempenho e a melhoria contínua. A plataforma suporta a automatização do fluxo de trabalho, acionando notificações ou processos em resposta a alterações nas condições de produção, mantendo assim a continuidade operacional.
• Apoio à decisão baseado em IA: Integrando inteligência artificial, a plataforma aprimora a tomada de decisões por meio de análises preditivas e insights inteligentes. A plataforma analisa dados históricos para prever as necessidades de produção, permitindo às empresas antecipar as flutuações da procura e ajustar-se em conformidade. As recomendações baseadas em IA auxiliam na otimização de processos, sugerindo ajustes nos cronogramas de produção ou alocações de recursos com base em dados de desempenho. A integração financeira garante que as decisões de produção estejam alinhadas com os objetivos financeiros organizacionais, proporcionando uma visão holística do desempenho operacional e financeiro.

Implementando o Dynamics 365 Business Central: um guia passo a passo

A implementação do Dynamics 365 Business Central requer uma abordagem estruturada para garantir uma implantação perfeita e sucesso a longo prazo. Aqui está um detalhamento das principais fases envolvidas, juntamente com as práticas recomendadas para orientar sua jornada:

Declaração de trabalho (SOW)

Comece redigindo um SOW abrangente que defina claramente o escopo, os requisitos e as responsabilidades do projeto. Os principais componentes incluem:

• Definição de escopo: especifique se a implementação utilizará recursos padrão ou necessitará de personalizações.

• Inclusões detalhadas: descreva os preços, os cronogramas do projeto e defina uma data de expiração para manter a clareza.

• Acordo Formal: Obtenha assinaturas do cliente e do parceiro para formalizar o compromisso.

Fase de descoberta

Esta fase se concentra na compreensão dos processos de negócios existentes e no alinhamento deles com os recursos do Business Central. As etapas essenciais incluem:

• Documento de Design Funcional (FDD): documente as configurações do sistema, incluindo grupos de lançamentos, dados mestre e módulos necessários.

• Documento de Projeto Técnico (TDD): Detalhe quaisquer personalizações necessárias ou novas funcionalidades para atender às necessidades do negócio.

Fase de configuração

Configure o sistema com base nos requisitos coletados e prepare os dados para migração. Tarefas importantes envolvem:

• Pacotes de configuração: utilize-os para importar dados mestre, como plano de contas, fornecedores e clientes.

• Editar no Excel: aproveite esse recurso para atualizar e publicar dados diretamente do Excel com eficiência.

Treinamento e testes de aceitação do usuário

Equipe os usuários para operar o sistema de maneira eficaz e valide se ele atende aos requisitos de negócios. As melhores práticas incluem:

• Treinamento Abrangente: Agende sessões com todo o pessoal-chave, utilizando cenários reais para aumentar a relevância.
• Documentação: Grave sessões de treinamento para referência futura e reserve tempo suficiente para resolver possíveis problemas.

Fase de entrada em operação

Faça a transição do sistema para o ambiente de produção e inicie as operações em tempo real. Para garantir o sucesso:

• Migração de dados: transfira dados do ambiente de teste usando ferramentas como pacotes de configuração.

• Prontidão de suporte: resolva preocupações de última hora com suporte presencial ou virtual para garantir uma transição tranquila.

• Comemore marcos: Reconheça o esforço e o sucesso da equipe para aumentar o moral e incentivar a adoção.

Conclusão

Muitas melhorias recentes foram feitas no Microsoft Dynamics 365 Business Central, com foco em melhorar a experiência do usuário, aumentar a produtividade e permitir uma colaboração perfeita.

Com recursos como tempos de carregamento mais rápidos, capacidade de resposta aprimorada do FactBox, Company Hub multiempresarial e modelos de e-mail reutilizáveis, o Business Central continua a definir o padrão de eficiência operacional.

Se você está pensando em implementar ou otimizar o Business Central, com os serviços de consultoria corretos do Dynamics 365 Business Central, sua organização pode implementar perfeitamente uma solução ERP personalizada

Na Nalashaa Digital, nossa equipe de Consultores Dynamics 365 estamos prontos para ajudá-lo a aproveitar ao máximo esses avanços. Contate-nos hoje para começar!