Toda empresa se preocupa em economizar dinheiro e fazer as coisas com mais rapidez. Gerenciar custos pode ser uma verdadeira virada de jogo. Não se trata apenas de reduzir contas. Trata-se de usar os sistemas certos para garantir que você seja eficiente. Você não quer jogar dinheiro fora no lixo.
As pequenas e médias empresas (SMBs) precisam soluções de gerenciamento de custos que se ajustem ao seu tamanho, não algo construído para uma grande corporação. O gerenciamento de custos ajuda você a controlar cada centavo. Continue lendo para saber como você pode reduzir despesas e aumentar a eficiência sem suar a camisa.
Gestão de custos para pequenas e médias empresas
Toda pequena empresa conhece o valor do dinheiro. Você tem que gastá-lo com sabedoria. Mas por onde você começa? Tudo começa sabendo o que você está gastando e onde. As ferramentas de gerenciamento de custos fornecem uma imagem clara. Eles rastreiam seu material de escritório, hábitos de impressão e uso de energia. Você pode ver o que consome seu orçamento e onde pode cortar. Não se trata de grandes mudanças. Pequenos ajustes podem fazer uma grande diferença. Concentre-se no essencial e corte os extras.
Alcançando visibilidade e controle sobre atividades de impressão
A impressão pode ser uma despesa sorrateira. Você não percebe até que as contas se acumulem. Mas você pode assumir o controle. Ao monitorar o uso da impressão, você sabe quem está imprimindo o quê, com que frequência e por quê. Você pode até definir limites. Talvez a equipe de marketing não precise de impressões coloridas em todas as reuniões. Depois de saber onde está o excesso, você corta com facilidade. O software pode ajudá-lo a fazer isso automaticamente. Menos impressões, custos mais baixos.
Definir restrições de uso para redução de custos
Limita o trabalho. Se você der liberdade às pessoas, os custos aumentarão. Estabeleça limites para coisas como impressão, cópia e até mesmo uso de papel. Quando há limites, as pessoas pensam duas vezes. Eles usam os recursos com sabedoria. Com alguns cliques em um sistema de custos, você pode definir esses limites. Chega de hábitos desperdiçadores. Regras simples mantêm as coisas sob controle sem aumentar o estresse.
Aproveitando o gerenciamento de dispositivos para eficiência
A tecnologia está em todo lugar em um escritório. Impressoras, scanners e copiadoras são apenas o começo. Mas de quantos você precisa? O gerenciamento de dispositivos ajuda você a aproveitar ao máximo suas máquinas. Em vez de ter um dispositivo em cada mesa, consolide. Compartilhe máquinas entre equipes. Acompanhe com que frequência eles são usados e veja se você tem muitos. Quando os dispositivos são gerenciados corretamente, você economiza em manutenção, energia e suprimentos. Menos desordem, mais economia.
Otimizando o custo total de propriedade
Há um quadro mais amplo a considerar. O custo total de propriedade (TCO) inclui não apenas o preço do dispositivo, mas tudo o que ele precisa para funcionar. Papel, tinta, reparos – tudo faz sentido. Ao escolher as ferramentas certas, você reduz o TCO. Procure dispositivos com eficiência energética. Escolha máquinas que durem mais. Substitua equipamentos obsoletos que quebram com frequência. Menos reparos e melhor desempenho significam que mais dinheiro permanece no seu bolso.
Minimizando o tempo de inatividade através do monitoramento em tempo real
Tempo é dinheiro. Quando seus sistemas falham, você perde ambos. Monitoramento em tempo real permite que você veja os problemas antes que se tornem crises. Com a configuração correta, você pode rastrear todos os seus dispositivos de escritório e ver se algo está errado. A impressora está com pouca tinta? O scanner está lento? Conserte antes que quebre. Quanto menos soluços você tiver, mais eficiente será o seu escritório. Menos tempo de inatividade significa melhor produtividade.
Reduzindo o desperdício com regras de impressão
Às vezes são as coisas simples. Defina regras para impressão. Permitir impressões coloridas apenas quando necessário. Defina a impressão frente e verso como padrão. Limite quantas páginas as pessoas podem imprimir de uma vez. Essas regras economizam papel, toner e energia. Eles também fazem os funcionários pensarem sobre o que estão imprimindo. Eles realmente precisam daquele documento colorido de 20 páginas? Provavelmente não. Quando você controla o desperdício, você controla os custos.
Melhorar a responsabilidade entre departamentos
Todos no escritório desempenham um papel no gerenciamento de custos. Não depende apenas da equipe financeira. Ao rastrear o uso por departamento, você pode ver quais equipes usam mais recursos. A TI está imprimindo muitos relatórios? O RH está monopolizando a copiadora? Quando as pessoas sabem que estão sendo monitoradas, ficam mais atentas. A prestação de contas impulsiona a responsabilidade. É fácil ver onde as mudanças precisam acontecer e quem precisa de um empurrãozinho.
Dicas para escolher o sistema de gerenciamento de custos certo
Agora que você sabe o que o gerenciamento de custos pode fazer, como escolher o sistema certo? Comece avaliando suas necessidades. Procure um software que seja fácil de usar, mas que ofereça todos os recursos de que você precisa. Certifique-se de que ele possa crescer junto com o seu negócio. Você não quer superar isso em um ano. Verifique se há um bom suporte ao cliente. Você vai querer ajuda se algo der errado. E, por fim, certifique-se de que cabe no seu orçamento. O sistema certo se paga com o tempo.
Cortar custos não significa fazer mudanças drásticas. Trata-se de decisões inteligentes. Você pode controlar todas as partes do seu escritório por meio de soluções de gerenciamento de custos. Da impressão ao gerenciamento de dispositivos, você economiza reduzindo o desperdício e aumentando a eficiência. O segredo é saber para onde vai seu dinheiro e fazer pequenos ajustes. No final, é tudo uma questão de equilíbrio. Com as ferramentas certas, sua empresa pode crescer sem gastar muito.
Crédito da imagem em destaque: Declan Sun/Unsplash
